Mehr Kunden dank
KI-Prozessen & Automatisierungen
Mit intelligenten KI-Prozessen und Automatisierungen helfen wir B2B-KMU und Agenturen, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren, sodass du deine operativen Kosten um 30 bis 50 Prozent senken kannst, mehr Gewinn erzielst und dafür keine neuen Mitarbeiter einstellen musst.
- Mehr Gewinnmarge
- 30 bis 50 % weniger operative Kosten
- Arbeitet 24/7
Operativ am Limit,
obwohl die Nachfrage
da wäre.
In den meisten Agenturen und KMU laufen die Prozesse bis heute manuell. Jede Anfrage, jeder neue Kunde und jeder Auftrag wird von Hand erfasst, weitergegeben und nachgehalten. Das frisst Woche für Woche enorm viel Zeit, ohne dass dadurch ein einziger Auftrag besser wird.
Genau das limitiert dein Wachstum. Ab einem gewissen Punkt kannst du keine neuen Kunden mehr annehmen, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Nicht weil die Nachfrage fehlt, sondern weil der manuelle Aufwand mitwächst.
Genau diese Aufgaben übernehmen unsere KI-Agenten und Automatisierungs-Prozesse. Sie nehmen deinem Betrieb 30 bis 50% des operativen Zeitaufwands ab. Das senkt deine Betriebskosten und schlägt sich direkt im Gewinn nieder.
Anfrage
Landet in drei verschiedenen Listen
Onboarding
Jedes Mal ein anderer Ablauf
Projektabwicklung
Aufgaben über vier Tools verteilt
Kennzahlen
Von Hand zusammengeklickt
Das Problem ist nicht die Kapazität.
Die meisten Inhaber lösen ein Kapazitätsproblem über neue Mitarbeitende oder teurere Software. Nur liegt das Problem nicht bei der Kapazität, sondern bei den Prozessen dahinter. Solange alles von Hand läuft, ist Wachstum ohne ein grösseres Team gar nicht möglich.
Die Annahme
Wir brauchen mehr Leute.
Was tatsächlich passiert
Du stellst ein und kannst mehr Kunden annehmen. Gleichzeitig steigen deine Betriebskosten mit. Mehr Umsatz bedeutet so nicht automatisch mehr Gewinn, und die Abläufe dahinter laufen weiterhin von Hand.
Die Annahme
Wir brauchen teurere Software.
Was tatsächlich passiert
Auch nach der Einführung werden die meisten Arbeitsschritte weiterhin von Hand ausgeführt. Die Software verwaltet die Arbeit nur an einem neuen Ort. Das entlastet niemanden und verursacht zusätzliche Kosten.
Die Annahme
Wir brauchen mehr Leads.
Was tatsächlich passiert
Das stimmt, aber nur mit automatisierten Prozessen. Von Hand betreust du mehr Anfragen nur mit mehr Personal. Mit unseren KI-Agenten und automatisierten Abläufen betreust du mehr Leads ohne zusätzliche Einstellungen.
Der Irrglaube besteht darin, ein Prozessproblem mit mehr Personal und teurerer Software zu lösen. Beides erhöht deine Fixkosten, ohne dass die manuelle Arbeit dahinter verschwindet.
Deine Prozesse sind Handarbeit.
Es gibt keinen Prozess, der einen Arbeitsschritt vom einen System ins nächste weiterreicht. Jede Übergabe passiert von Hand, und auch das, was im Fulfillment entsteht, wird jedes Mal manuell erstellt. Deshalb wächst der Aufwand mit jedem Auftrag mit.
Abläufe laufen, wie sie einmal definiert wurden
Der erste Schritt ist deshalb, sie anzuschauen. Was gut funktioniert, wird automatisiert. Was hakt, wird leicht angepasst, damit es automatisiert werden kann. In beiden Fällen fällt danach ein grosser Teil der Handarbeit weg.
Wissen steckt in Köpfen
Geht eine Person, geht ihr Wissen mit. Die neue braucht Monate, bis sie alles versteht, und in der Zwischenzeit bleibt immer wieder etwas liegen. Beim Kunden hinterlässt das einen schlechten Eindruck. Automatisierte Abläufe laufen unabhängig davon, wer gerade da ist, und zeigen sofort, wo etwas hängt.
Keine messbaren Workflows
Ohne durchgängige Prozesse mit klarem Status lässt sich weder sauber planen noch erkennen, wo der grösste Hebel liegt. Entscheidungen fallen aus dem Bauch.
Die Folge: Wachstum wird mit mehr Handarbeit, mehr Abstimmung und steigenden Fixkosten bezahlt, statt mit sauberen, skalierbaren Prozessen.
In 5 Schritten zum automatisierten Betrieb
Kein Tool von der Stange, sondern ein System entlang deiner Abläufe. Erst messen, dann priorisieren, dann bauen.
Vollständiges Bild des Ist-Zustands
Wir erfassen alle relevanten Prozesse, Tools und Schnittstellen und sprechen mit den entscheidenden Leuten aus Vertrieb, Onboarding und Fulfillment. So wird sichtbar, was täglich wirklich passiert, wo Zeit verloren geht und wo Fehler und Doppelarbeit entstehen.
Hebel priorisieren statt alles gleichzeitig
Wir werten die Aufnahme aus und identifizieren die Prozesse mit dem grössten Effekt: wiederkehrende Aufgaben mit hohem manuellem Aufwand, die sich vergleichsweise leicht automatisieren lassen. Daraus entsteht eine Roadmap mit Quick Wins und strategischen Automatisierungen.
Zielprozesse und Wissensbasis
Wir definieren, wie Vertrieb, Mitarbeiter-Onboarding, Kunden-Onboarding und Projektabwicklung künftig ablaufen, legen Zuständigkeiten und Status fest und bauen eine zentrale Wissensdatenbank mit SOPs, Checklisten und Vorlagen. Parallel entsteht das technische Konzept: welches System welche Aufgabe übernimmt und welcher Trigger welche Aktion auslöst.
Umsetzung in einer sicheren Testumgebung
Neuer Lead, neuer Mitarbeiter, neuer Kunde, neuer Auftrag: Wir spielen die typischen Szenarien durch, decken Logikfehler und Sonderfälle auf und bessern nach, bis die Workflows stabil laufen. Dein Tagesgeschäft bleibt währenddessen unberührt.
Go-live, Schulung und Dashboards
Die neuen Abläufe gehen in den produktiven Systemen live, das Team wird gezielt geschult und Dashboards machen Zeitersparnis, Durchlaufzeiten, Fehlerraten und Kapazität sichtbar. Auf dieser Basis optimieren wir weiter und nehmen Schritt für Schritt zusätzliche Prozesse dazu.
Was deine manuellen Abläufe wirklich kosten.
Trag deine Zahlen ein und sieh, was pro Monat und pro Jahr in manuellen Abläufen steckt.
Gemeint sind Daten übertragen, Infos suchen, nachfragen, doppelt erfassen, Reportings zusammenklicken.
Manuelle Abläufe kosten dich heute
CHF 15’300
pro Monat
CHF 183’600
pro Jahr, das sind 2’160 Stunden bei 45 Arbeitswochen
Davon automatisierbar
CHF 4’590
gespart pro Monat
CHF 55’080
pro Jahr, 81 Arbeitstage frei
CHF 6’120
gespart pro Monat
CHF 73’440
pro Jahr, 108 Arbeitstage frei
CHF 7’650
gespart pro Monat
CHF 91’800
pro Jahr, 135 Arbeitstage frei
Rechenmodell auf Basis von 30 bis 50 Prozent Automatisierungsgrad. Wie viel bei dir tatsächlich drinliegt, zeigt die Analyse in Schritt 1.
Hinter der Welle.
Swellsystems automatisiert Aufwand, den in einem Betrieb eigentlich niemand von Hand erledigen sollte.
Calvin Heim
Gründer & Automation Engineer
Über mich
Ich baue automatisierte Systeme für Unternehmen: Workflows, digitale Agenten und Datenflüsse, die zuverlässig im Hintergrund laufen. Angefangen habe ich damit in der Kundengewinnung von B2B-Firmen.
In den Gesprächen mit KMU und Agenturen kam immer dasselbe Muster zum Vorschein: enorm viel Fleiss, aber kein System dahinter. Vertrieb, Onboarding und Projektabwicklung hängen an Excel-Listen, Chats und dem Wissen einzelner Leute.
Genau da setze ich an. Nicht mit noch einer Software, sondern mit klaren Prozessen, einer gemeinsamen Wissensbasis und Automatisierungen, die sich in das einfügen, was du bereits nutzt.
Erst messen, dann bauen
Jede Automatisierung folgt auf eine Ist-Aufnahme. Gebaut wird dort, wo der Hebel nachweislich am grössten ist.
Getestet, bevor es live geht
Alle Workflows laufen zuerst in einer Testumgebung. Erst wenn sie stabil sind, gehen sie ins Tagesgeschäft.
Messbar statt Bauchgefühl
Dashboards zeigen Zeitersparnis, Durchlaufzeiten, Fehlerraten und Kapazität. Du siehst, was das System bringt.
Häufige Fragen
Alles, was du wissen möchtest, bevor du dich meldest.
Woher kommen die 30 bis 50 Prozent?
Aus dem Anteil deiner Arbeitszeit, der heute in wiederkehrende manuelle Abläufe fliesst: Daten von Hand übertragen, Arbeitsschritte weiterreichen, nachfragen, Status suchen, Inhalte fürs Fulfillment jedes Mal neu erstellen. Der Rechner weiter oben zeigt dafür drei Szenarien: konservativ 30 Prozent, realistisch 40 Prozent, optimistisch 50 Prozent. Gemessen wird dieser Anteil in Schritt 1. Bis dahin ist es eine Bandbreite, keine Zusage.
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?
In der Regel nicht. Zuerst wird geprüft, was deine bestehenden Systeme leisten und wo sie sauber miteinander verbunden werden können. Neue Software kommt nur dort ins Spiel, wo eine echte Lücke besteht, und wird dann begründet, nicht einfach gesetzt.
Wie lange dauert das Ganze?
Nach der Ist-Aufnahme dauert es in der Regel 2 bis 4 Wochen, bis die ersten Workflows in deinem Tagesgeschäft laufen. Ausgeliefert wird pro Prozess statt in einem grossen Wurf, sodass die ersten Quick Wins spürbar sind, bevor die grösseren Automatisierungen stehen.
Sind wir mit unserer Grösse überhaupt relevant?
Das Vorgehen passt für Betriebe und Agenturen, bei denen mehrere Personen an denselben Abläufen arbeiten und wiederkehrende Prozesse existieren. Ab ungefähr fünf Mitarbeitenden lohnt sich der Aufwand meist deutlich, weil die Übergaben genau dort teuer werden.
Was ist mit Datenschutz und Schweizer Anforderungen?
Datenflüsse werden von Anfang an mitgedacht: welche Daten wo liegen, wer Zugriff hat und welche Systeme ausserhalb der Schweiz oder der EU verarbeiten. Wo es sensibel wird, werden Alternativen aufgezeigt, bevor etwas gebaut wird.
Was passiert, wenn das Team nicht mitzieht?
Deshalb beginnt der Prozess mit Gesprächen im Team und nicht am Reissbrett. Die Zielprozesse entstehen entlang der Arbeit, die ohnehin gemacht wird. Dazu kommen Schulung und Anleitungen für die Schritte, die manuell bleiben.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das hängt von der Anzahl Prozesse und der Grösse deines Betriebs ab, daher gibt es keinen Einheitspreis. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Ein Angebot kommt erst, wenn der Umfang klar ist.
Schau dir deine Abläufe an, bevor du die nächste Person einstellst.
Wenn du ein Schweizer B2B-KMU oder eine Agentur führst und dich hier wiedererkennst, ständig am Limit, laufend neue Leute, trotzdem bleibt vieles manuell, dann liegt der nächste Hebel nicht bei mehr Personal, sondern bei deinen Prozessen. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam an, wo deine Zeit hingeht und ob sich eine Zusammenarbeit überhaupt lohnt.
Keine Verpflichtung. Kein Pitch. Nur ein ehrliches Gespräch.